还原一次真实任务
访谈时，先请使用者回忆最近一次处理任务的过程：事情怎样触发，在哪一步等待、返工或放弃。这里要记录具体经历，不用宽泛偏好代替。
现有替代方案也是检查项，包括数据表格、聊天消息、电话沟通和纸面登记，以及每种做法花费的时间与转交成本。
画清角色、流程和异常
发起人、办理人、审核人和管理者分别接收什么信息、作出什么决定、把结果交给谁，需要逐项写清。负责人再确认角色边界和主流程。
资料缺失、审核退回、转交失败和网络中断都要进入流程图。每条异常路径注明通知对象、可执行动作和恢复位置。
判断问题是否值得解决
现场观察可以记录找资料、复制数据和追问进度的步骤，再核对完成时间、返工和错误。公开材料没有这些记录时，不把访谈印象写成测量结果。
切换成本同样重要。使用者可能已经掌握一份表格，也可能依赖熟悉的联系人；产品要减少额外录入和学习负担。
先验证关键假设
关键假设应写成可检查的句子。MVP 只覆盖核心任务，低频步骤可以暂由人工处理；试用前再约定样本、周期和指标。
范围表列出本轮使用者、场景、数据和异常路径，也写明停止条件。结果低于业务阈值，负责人就暂停扩展并重新检查问题定义。
从项目问题确定功能
总体所技改平台项目最初材料包含项目申报、审批和监管等功能名称。梳理时把它们改写为具体问题：哪些信息重复录入，审核缺什么依据，管理人员在哪个状态失去进度线索。
项目组再把问题对应到角色、对象、流程和衡量方式。能够解决已确认问题、覆盖异常路径并通过指标检查的功能，才进入后续范围。